Gestão documental digital: pesquisa inédita revela avanços e lacunas nas empresas brasileiras
A transformação digital chegou para ficar, mas será que as empresas brasileiras estão realmente preparadas para gerenciar seus documentos de forma estratégica? Essa foi a pergunta que guiou a Pesquisa de Maturidade Tecnológica em Gestão Documental (2025), realizada em parceria entre a Redata e Elaine Restier, da Organizator.
O estudo revelou um retrato atual das práticas de gestão documental em organizações públicas e privadas, trazendo descobertas que ajudam a compreender onde estamos e para onde precisamos avançar.
Profissionais da informação: ainda invisíveis em muitas empresas
Apesar de avanços, 27% das empresas ainda não possuem uma equipe ou profissional responsável pelo arquivo. Esse dado mostra que bibliotecários e arquivistas, peças-chave na gestão documental, seguem sendo subvalorizados. Sem essa expertise, cresce o risco de perda de informações e falhas de conformidade.
TTD: a ferramenta básica que falta
Um dos resultados mais preocupantes é que 35% das empresas não têm uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD), recurso fundamental para definir prazos de guarda, descarte e preservação.
Sem a TTD, instituições convivem com arquivos inchados, riscos legais e custos desnecessários de armazenamento — enquanto poderiam estar otimizando processos e reduzindo riscos.
Tecnologias: entre o avanço e a contradição
A pesquisa mostrou que a assinatura digital é a tecnologia mais adotada (70%), herança da pandemia que acelerou a digitalização de processos. Porém, surpreende que muitas empresas de grande porte ainda não a utilizem.
Já o GED/ECM se consolida como porta de entrada para uma gestão documental digital, mas mais da metade das empresas sem GED ainda se limitam à digitalização, sem um repositório seguro e estruturado. Isso revela um estágio inicial de maturidade: o papel vai sendo substituído, mas sem a governança que a transformação digital exige.
Olhar para o futuro: inteligência artificial na gestão documental
Quando questionadas sobre tecnologias com potencial de ganho de produtividade, as empresas destacaram a Inteligência Artificial. A expectativa é que ela se torne aliada na classificação automática, organização e análise de documentos.
Curiosamente, o GED/ECM também aparece como tecnologia desejada, mostrando que muitas organizações ainda estão nos primeiros passos dessa jornada digital.
Conclusão
A pesquisa mostra que o caminho para uma gestão documental digital madura ainda é longo. Embora haja avanços, persistem desafios como a ausência de profissionais especializados, a falta de TTD e o uso limitado de ferramentas tecnológicas.
Na Redata, acreditamos que a evolução só acontece quando tecnologia e práticas arquivísticas caminham juntas. Por isso, compartilhamos essa investigação como um convite à reflexão e à ação.
