As chuvas não têm dado trégua a muitas cidades brasileiras neste início de 2018, sobretudo nas regiões Sul e Sudeste, que concentram a maior parte das empresas do país. Tanto a umidade quanto a possibilidade de enchentes e infiltrações representam um grande risco para acervos corporativos.
Infelizmente, ainda é comum que empresas ignorem a importância de se planejar o espaço físico para seus arquivos. Esse descaso, porém, pode literalmente colocar toda a documentação de uma empresa por água abaixo.
A destruição desses importantes papéis — pela água ou por agentes indiretos, como o mofo — gera transtornos que podem afundar um negócio.
Por exemplo: como atestar pagamentos (de colaboradores, fornecedores, de tributos) sem ter os comprovantes originais à disposição? A falta da documentação pode levar a sérios problemas na Justiça. Além disso, pode fragilizar a defesa de uma organização diante de um processo, e acarretar multas por pendências contratuais ou relativas a taxas e impostos.
Além disso, as adversidades causadas pelas chuvas também causam danos imediatos à infraestrutura da empresa. O resultado é uma reforma ocorrendo enquanto se tentam salvar papéis manchados ou molhados, tudo ao mesmo tempo, sangrando o orçamento da corporação: é uma “tempestade perfeita”.
Para evitar os riscos que rondam os acervos empresariais nesta época especialmente chuvosa do ano, são necessárias duas coisas.
Em primeiro lugar, planejamento. Deve-se considerar o espaço disponível na organização para um arquivo, e verificar quais as condições para fazer a sua manutenção — incluindo um ambiente apropriado em termos de umidade e temperatura.
Em segundo lugar, e até para executar com eficiência o que foi descrito acima, é preciso uma equipe altamente qualificada. Gente apta a diagnosticar o estado físico da empresa, o tamanho do seu fluxo de informação, e o que será necessário em termos de infraestrutura e metodologia para que o arquivo não apenas fique bem acomodado, mas se torne um polo dinâmico, útil, como receptor e fornecedor de informações estratégicas.
Dessa forma, a organização poderá operar o arquivo fazendo a diferença, ao mesmo tempo em que o manterá são e salvo.
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