Um Centro de Memória é uma peça chave para a preservação da história e do conhecimento de uma empresa, especialmente em setores de grande relevância como o mercado financeiro. Neste artigo, vamos abordar como a Redata reposicionou o Centro de Memória de uma das mais expressivas empresas do setor, transformando-o em um ativo estratégico para a gestão do conhecimento e difusão da informação.
O Desafio: Reposicionar o Centro de Memória como Ativo Estratégico
A empresa de mercado financeiro, uma das maiores do mundo, identificou a necessidade de reposicionar seu Centro de Memória (CM). Antes visto como um simples repositório histórico, o CM precisava se tornar um centro estratégico de gestão do conhecimento, contribuindo diretamente para a difusão de informações cruciais dentro da organização.
Entre os desafios enfrentados estavam:
- Falta de padronização nos processos de envio e tratamento de documentos.
- Procedimentos documentais desatualizados, que não refletiam a produção documental atual.
- Acesso limitado às informações do acervo, dificultando o uso estratégico dos dados.
- Necessidade de extroversão do acervo, tornando o conteúdo mais acessível e visível para a organização e o público externo.
Com isso, a empresa precisava de um plano robusto que envolvesse tanto a gestão interna dos documentos quanto a visibilidade e relevância do Centro de Memória.
A Solução: Plano de Ação para o Reposicionamento do Centro de Memória
A Redata desenvolveu um plano de ação estratégico para atender às demandas da empresa e reposicionar o Centro de Memória. O trabalho foi dividido em fases, priorizando a organização interna e a atualização de procedimentos. As principais etapas do plano incluíram:
- Mapeamento do acervo: Realizamos um levantamento detalhado dos tipos e volumes de documentos que compunham o acervo. O objetivo era entender o estado atual e os pontos de melhoria.
- Avaliação dos procedimentos e sistemas: Revisamos os procedimentos vigentes e o repositório utilizado, além de avaliar a possibilidade de migração para outros sistemas que oferecessem mais eficiência e funcionalidade.
- Entrevistas com a equipe: Foram realizadas entrevistas com a equipe interna do CM e com outras áreas da empresa cuja produção documental tinha relevância para o acervo. Isso permitiu alinhar as necessidades do Centro com as demandas documentais da organização.
- Inventário do acervo: Um inventário completo foi realizado, cobrindo cerca de 5.500 itens, o que facilitou a localização e o uso estratégico dos documentos.
- Elaboração de norma e procedimento: Criamos normas e procedimentos para padronizar o envio e o tratamento de documentos ao CM. Além disso, sugerimos ações de extroversão do acervo, visando aumentar sua visibilidade e acessibilidade dentro e fora da empresa.
- Atualização do Plano de Classificação: O Plano de Classificação foi revisado para refletir a produção documental atual e garantir que o acervo fosse atualizado continuamente de forma eficiente.
Os Resultados: Um Centro de Memória Estruturado e Estratégico
Após a implementação do plano de ação, a empresa alcançou resultados significativos no reposicionamento do Centro de Memória:
- Relatório de diagnóstico: Um relatório detalhado elencou as atividades necessárias para o reposicionamento, organizadas em blocos de prioridade, facilitando a execução e acompanhamento do projeto.
- Inventário completo: O acervo foi inventariado, com cerca de 5.500 itens catalogados e localizados de forma mais eficiente, agilizando o acesso às informações.
- Normas e procedimentos padronizados: A elaboração de um procedimento claro e objetivo sistematizou o processo de envio e tratamento de documentos, tanto para a equipe interna quanto para outras áreas da empresa.
- Plano de Classificação atualizado: A atualização do Plano de Classificação garantiu que o acervo refletisse a produção documental atual, mantendo-se relevante e acessível.
- Maior visibilidade do acervo: Com as ações de extroversão propostas, o acervo ganhou mais visibilidade dentro da organização, tornando-se um recurso estratégico e de fácil acesso para diversas áreas.
Por que Reposicionar um Centro de Memória?
O reposicionamento de um Centro de Memória vai além de organizar documentos. É uma estratégia fundamental para transformar o acervo em um ativo que contribui para a gestão do conhecimento e a tomada de decisões dentro de uma organização. No caso da empresa do mercado financeiro, o Centro de Memória agora desempenha um papel vital na preservação da história da instituição e no suporte à inovação e à eficiência operacional.
Se sua empresa tem um acervo rico em informações, mas sente que ele poderia ter um papel mais relevante no dia a dia da organização, o reposicionamento é o caminho certo. O Centro de Memória pode se tornar um hub estratégico para disseminação de conhecimento, gestão de documentos e até mesmo para projetos institucionais e de marketing.
Conclusão: Estratégia e Eficiência no Centro de Memória com a Redata
O trabalho da Redata no reposicionamento do Centro de Memória dessa grande empresa do mercado financeiro exemplifica a importância de uma abordagem estratégica para a gestão documental. Com um acervo organizado, procedimentos claros e um plano de classificação atualizado, o Centro de Memória passou a ser uma ferramenta fundamental para a organização e disseminação de informações na empresa.
Quer reposicionar o Centro de Memória da sua organização? Entre em contato com a Redata e veja como podemos transformar seu acervo em um ativo estratégico!
