Por que, em algumas empresas, mesmo que o departamento jurídico conte com profissionais competentes e infraestrutura satisfatória, os resultados deixam a desejar e a firma precisa mobilizar recursos para resolver antigos e novos problemas de ordem legal?
A resposta pode estar na interface dessa área com os demais setores da organização.
Os documentos armazenados para e/ou pelo Jurídico devem seguir uma série de pré-requisitos para terem validade perante um tribunal. Os advogados e paralegais da área estão atentos a isso, certamente, mas contar com a cooperação ativa de outras áreas reduz o número de falhas, agiliza processos e pode ser decisivo em um momento em que a empresa precisa se defender ou prestar satisfações.
Contratos são um bom exemplo de documento com exigências e formalidades padronizadas. Além de ter um escopo predefinido, um contrato deve ser adequadamente preenchido — especificando quem são as partes e onde podem ser encontradas, o objeto acordado (como um serviço a ser prestado, por exemplo), detalhes do vínculo que une as partes, data(s) e assinaturas, tanto das partes (ou de seus representantes legais) quanto de testemunhas, estas frequentemente negligenciadas.
Caso não cumpra esses requisitos, o documento deve retornar ao setor que o originou para que as imprecisões sejam corrigidas, ou para que campos em branco recebam o conteúdo faltante.
Todo esse trâmite pode ser agilizado com o encorajamento da sinergia entre os diferentes setores da empresa com o departamento jurídico. O ideal é que essa harmonização se dê formalmente, de preferência com oficinas ou workshops que levem colaboradores de áreas distintas a conhecerem:
- o básico sobre documentação legal e como deve ser preenchida;
- a importância de se observar esses padrões para garantir a segurança jurídica da empresa;
- o preenchimento adequado e correto dos sistemas ou repositórios que gerenciam esses contratos;
- as etapas que um documento percorre na organização, que compõem o chamado fluxo de informação.
Com esses itens elementares esclarecidos entre as áreas da empresa e com o consenso de que é preciso respeitá-los e estar alerta para eventuais deficiências, o risco de “apagões” no departamento jurídico, “sumiço” de papéis ou excesso de contratos incorretamente preenchidos será bem menor. O seu negócio está ciente dos benefícios de um Jurídico em sintonia com o restante da empresa?
