Recentemente foi veiculada a notícia da finalização da CPI do transporte público na cidade de Belo Horizonte/MG. A comissão, que investigou irregularidades na prestação de serviços, solicitou, em meados de outubro, a apresentação de contratos firmados entre a autarquia e as empresas de ônibus, datados de 2008, para fins de prova. Em visita à empresa de guarda externa responsável pelo armazenamento desses documentos, vereadores ficaram surpresos ao se depararem com 6 mil caixas, ou 120 toneladas de arquivos, além de 2 mil caixas já descartadas pertencentes à Prefeitura.
Em entrevista, expressaram preocupação com a eliminação de algo importante, uma vez que não há identificação do conteúdo. Além disso, apontaram que a ausência de digitalização dos documentos é uma medida que traria transparência à gestão municipal.
Diante desse fato, convidamos à reflexão sobre o tratamento dos documentos enviados às empresas de guarda externa. Encontramos frequentemente situações similares, em que despacham caixas sem controle e registro de conteúdo, o que inviabiliza a recuperação dos documentos quando necessário.
O problema não é a quantidade de documentos enviados, mas a falta de procedimentos que garantam a padronização do arquivamento e a formalização, baseada na legislação, de seus prazos de guarda. Além disso, é importante preencher corretamente os sistemas de registro das empresas de guarda externa para facilitar as buscas.
Já afirmamos diversas vezes que a digitalização, por si só, não resolve o problema de acesso aos documentos; na verdade, sem um planejamento adequado, os problemas são transferidos do meio físico para o digital. Então, é necessário que se crie padrões, repositórios e infraestrutura que garantam a preservação e recuperação dos documentos digitalizados.
E aí, contem nos comentários como anda a gestão documental de sua empresa!
Texto escrito por Juliana Cristina Carminhola
