Uma vez diagnosticado o estado de um acervo, como projetar mudanças que tornem um serviço de organização da informação mais ágil e produtivo? Revisando as práticas anteriormente adotadas e propondo métodos novos e mais eficazes. A etapa da revisão é o segundo passo crucial num programa de gestão documental.
Na fase de revisão, não se trata apenas de analisar, mas de transformar. São elaborados os procedimentos para sistematizar os processos arquivísticos, e a tabela de temporalidade, que, com base na legislação, determina quando e se um item pode ser descartado sem prejudicar os aspectos jurídicos da firma, é cuidadosamente revisada e atualizada.
Além disso, é neste momento que a Redata costuma realizar workshops para validar os novos protocolos com todos os envolvidos. Esses workshops não são apenas sessões informativas, mas oportunidades valiosas para a revisão prática dos métodos propostos. Geralmente, são criados, após as explicações, grupos de trabalho que executam tarefas rápidas a fim de compreender, na prática, como lidar com o acervo dali em diante.
Na fase de revisão, examinamos minuciosamente cada detalhe, desde os procedimentos diários até as políticas de descarte, para garantir que estejam alinhados com as metas de eficiência e conformidade. Quando as áreas responsáveis por esse processo compreendem os novos procedimentos e aprovam, o projeto está pronto para ser implantado.
É sobre essa fase da execução que vamos tratar no artigo da semana que vem. O sucesso dessa etapa depende diretamente da solidez da revisão realizada, assegurando que todas as melhorias propostas estejam integradas de maneira coesa e que a transição para a implementação seja suave e eficaz. Então, a gente se vê lá!
