Armazenar e organizar contratos, atestados, certificados etc. para o departamento de recursos humanos é crucial para uma empresa, como já explicamos aqui. Sendo assim, neste post vamos abordar quanto tempo a empresa deve manter cada um desses papéis importantes em seu acervo corporativo.
Assim como na área contábil, não basta cumprir com todas as obrigações legais se a documentação que comprova a retidão de um negócio não estiver arquivada pelo período previsto pela legislação vigente.
A organização elabora as Tabelas de Temporalidade Documental (TTDs), as quais indicam quais documentos armazenar e os prazos correspondentes. No entanto, não se pode aplicar uma TTD indiscriminadamente a todos os casos. Certamente é necessário que a organização conte com especialistas capazes de identificar as necessidades de cada frente de negócio, a documentação associada a cada área, atividade ou processo, e somente então estabelecer o período pelo qual cada item do acervo deve ser guardado.
Há períodos de referência, que servem para projetar uma ideia do prazo esperado para variados tipos de documento. Nossa vivência na área sugere prazos que, em alguns casos, extrapolam o que a legislação define, e a lista abaixo não é completa. Então, veja:
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Em suma, se a Justiça do Trabalho exigir a apresentação dos documentos acima por qualquer motivo, e a empresa não conseguir encontrá-los ou já não os possuir, as chances de enfrentar problemas aumentam consideravelmente. A organização pode receber multas e ser obrigada a pagar indenizações. Além disso, ainda pode assumir a responsabilidade por vários tipos de danos causados a colaboradores atuais ou antigos. Além do aspecto financeiro, a falta de preparo para essas situações e a ausência de especialistas capazes de manter a documentação em ordem podem resultar na perda significativa de tempo para o negócio.
