Muitas empresas ainda acham que arquivos são depósitos de papel. Locais onde documentos se empilham ou encaixotam e são praticamente esquecidos, sem necessidade nenhuma de se investir ali tempo e/ou dinheiro.
Essa concepção está errada. E, felizmente, mudando. Por duas razões principais.
Primeiro, porque a desorganização custa caro. Imagine o número de funcionários a mais para lidar com papéis em excesso e o próprio custo do papel, sem falar do espaço ocupado pelo material acumulado. Também podem surgir “custos surpresa”: se é necessária uma auditoria, responder a um processo na Justiça ou simplesmente provar algo em um cartório, como fazê-lo sem acesso rápido ao que se busca? A procura por único documento pode levar horas a fio…
Em segundo lugar, porque é impossível planejar sem informação correta e precisa. Como manter o cotidiano em ordem sem dados consolidados e corretos? Às vezes, é preciso inclusive comprar informação, quando um sistema de arquivo bem feito poderia responder a muitas das questões levantadas pelos funcionários no exercício de suas funções. A era da informação não pode prescindir de acervos adequados, sejam estes físicos ou eletrônicos, online ou offline.
O arquivo é, em outras palavras, o registro físico da vida da empresa. É onde se armazena a documentação necessária ao seu funcionamento e ao andamento dos negócios. É o espelho da firma, na medida em que mostra seu desenvolvimento. A partir dele, podem-se efetuar as transações e até reconstituir a história da organização como um todo.
Investir para mantê-lo ordenado, acessível e inteligente é essencial.
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