Criar, manter e aprimorar um acervo digital requer pessoal especializado e cuidados com a segurança e o acesso às informações. Mas também proporciona muitas facilidades, incluindo a portabilidade de dados, a praticidade, e uma gestão no geral mais ágil. Todas essas vantagens podem fazer uma grande diferença para melhor em um arquivo contábil, com gerenciamento e monitoramento dos dados lançados em tempo real. No entanto, existe um procedimento-chave para que essa melhoria ocorra: o backup.
Estejam os documentos digitais (ou digitalizados) armazenados em um servidor da própria empresa, em suportes variados (HDs externos, servidores etc.) ou na “nuvem”, sempre é necessário contar com cópias de segurança. Elas garantem que as informações podem ser recuperadas mesmo em caso de um ataque hacker, do surgimento um vírus, ou até mesmo de um apagão, já que quedas de energia e blecautes continuam sendo incidentes relativamente comuns no Brasil.
Além da questão da segurança, deve-se manter o backup sempre atualizado, diariamente, para garantir que toda a documentação da empresa esteja segura em algum lugar de fácil acesso. Também são importantes a certificação digital e a criptografia: algumas firmas de contabilidade possuem um certificado de servidor web, com todos os arquivos do site e dados que trafegam entre cliente e servidor criptografados, mantendo a integridade das informações.
Por isso, também é preciso adotar o e-CNPJ — a versão eletrônica do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica — , que serve justamente para comprovar a idoneidade das partes envolvidas nas transações nos meios digital e online.
Sua empresa gerencia documentos digitais da área contábil com eficiência? Conte para nós na seção de comentários.
