Hoje uma das tendências mais fortes quando o assunto é arquivo corporativo é a digitalização de documentos. Essa é uma solução que pode reduzir drasticamente o espaço físico ocupado, embora exija o mesmo grau de atenção e profissionalismo.
Optar por uma mudança desse porte requer levar em conta os principais desafios para preservar os acervos digitais das empresas:
- as especificidades de cada tipo de material, inclusive do(s) suporte(s) a ser(em) adotado(s): HDs externos, pendrives, CDs etc.;
- o uso de metadados na manutenção das relações com itens físicos, com o seu conteúdo intelectual, e com o contexto entre as partes do item e do que ele representa na coleção da qual faz parte;
- a importância das plataformas de busca e das interfaces no acesso à informação;
- estratégias sustentáveis e flexíveis para a manter acervos digitais úteis e que tenham valor para empresas e seus colaboradores.
O seminário “Bibliotecas Digitais: Preservação Digital e Acesso”, realizado pela Biblioteca Brasiliana Guita e José Mindlin (BBM), com apoio da Redata, no fim do ano passado discutiu justamente esses e outros temas.
Logo, a participação de uma empresa com mais de 30 anos de mercado em um evento sobre acervos eletrônicos demonstra não só a preocupação da Redata em se atualizar quanto a novas tecnologias, mas em explorá-las da melhor maneira possível, aliando sua expertise às novidades que facilitam os processos de outras empresas.
Assim, zelar pela manutenção de um arquivo corporativo, seja ele digital, físico, ou misto, pressupõe que haja uma equipe de especialistas apta a lidar com novos recursos tecnológicos. Além disso, também que esse mesmo time traga soluções, ideias e a capacidade de implantar sistemas adaptáveis às mudanças, como todo acervo deve ser.
Então, a sua empresa está começando 2018 preparada para manter um arquivo eletrônico útil e dinâmico? Conte para a gente na seção de comentários.
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