O backup é um procedimento considerado essencial para garantir a preservação do acervo de uma organização. Trata-se da criação de uma cópia de segurança dos arquivos, e é uma peça-chave no processo de digitalização de um acervo.
Qualquer sistema de armazenamento é sujeito a falhas. Servidores de gerenciamento em nuvem, por exemplo, podem apresentar mau funcionamento ou instabilidade temporária. Já os HDs externos, por exemplo, precisam ser manuseados com extrema cautela e possuem limite de armazenamento, problema agravado nos pen drives, que têm ainda menor capacidade e grande possibilidade de perda dos dados, por conta de falhas na preservação dessas mídias, e problemas com manipulação e acesso indevido a informações que não poderiam ser compartilhadas, muito menos copiadas.
Redes de gerenciamento de arquivos em nuvem, hospedados em um banco de dados remoto, são parte da realidade das empresas há alguns anos.
Com a pandemia e a popularização do home office, usar este recurso deixou de ser uma alternativa e passou a ser a principal estratégia das companhias para o compartilhamento de documentos.
Mas é preciso criar uma cultura orientada a este processo para que os colaboradores passem a manusear os arquivos em uma rede interna ou em uma plataforma online de armazenamento de arquivos. Se alguém costuma salvar documentos apenas no próprio computador e não utiliza a rede ou a nuvem, corre-se o risco de perder informações, não salvar ou não enviar a mais ninguém – o que faz a inteligência e o conhecimento do negócio desaparecerem.
Para garantir uma cópia de segurança, há também a possibilidade de impressão em alguns casos. Conforme já abordado em nosso blog, ir na contramão da tendência da digitalização pode ser a salvação de alguns negócios. Quando ocorre instabilidade no sistema ou comprometimento do arquivo digital essa prática é fundamental, como no caso de acervos contábeis, por exemplo.
Para evitar este efeito colateral, a gestão documental é o caminho que tem apoiado muitos negócios. O mais importante nesse processo é que o resultado seja inteligível.
Criar soluções voltadas ao usuário, com as melhores práticas do mercado, está entre as especialidades da equipe Redata, que há mais de 30 anos auxilia negócios a extraírem toda a inteligência contida em acervos corporativos. Quer conhecer as soluções que a Redata oferece para acervos digitais? Visite nosso site e siga-nos nas redes sociais!
