Quando o assunto é corrupção, o imaginário popular associa a palavra com a atuação política. No entanto, considera-se corrupção o aproveitamento de posições ou situações de poder coletivo para obter benefícios pessoais. Por exemplo, um funcionário que usufrui de sua posição dentro da empresa para negociar informações estratégicas com terceiros, pode configurar um caso de corrupção. A dificuldade em identificar e interpretar as pequenas corrupções que ocorrem no dia a dia pode ser revelada com a gestão documental, em que todo o fluxo de informações passa a ser controlado, tema do nosso blog de hoje.
A corrupção é o ato de abuso de poder para fins pessoais e privados. A realidade política brasileira frequentemente associa-se às relações entre governo e empresas, já que casos públicos de desvios de dinheiro público são noticiados com frequência. Estar atento a essas notícias é um dever cidadão. No caso das empresas, também é um passo que aproxima o seu negócio de uma postura em conformidade com o Compliance.
A corrupção dentro das empresas
A ONG Transparência Internacional publica anualmente o Índice de Percepção da Corrupção, que pontua de 0 a 100 a integridade percebida pela população de cada país. O Brasil alcançou apenas 38 pontos, abaixo da média global de 43 pontos. Isso significa que em nosso país, este problema se agrava mais do que nos outros. O primeiro passo para a mudança é adotar uma postura em conformidade com as leis.
Vigoram no Brasil algumas leis com o intuito de converter esta reputação negativa que acomete a todos nós, brasileiros. Entre elas, a Lei Nº 12.846, de 1º de Agosto de 2013 dispõe sobre a responsabilização objetiva administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública. Além de tipificar a corrupção como crime, a lei também aponta as possíveis sanções, polêmicas, mas aplicáveis. Por exemplo, o acordo de leniência pode ser aplicado quando se apresentam documentos que comprovem que a verdadeira intenção do acordo é corrigir os atos infratores.
Alcançar benefícios públicos por meio da influência política fere o compliance e a ética dos negócios. A melhor maneira de evitar que ocorrências de natureza corruptiva ocorram é documentar cada transação, nota, ata ou informação proveniente de órgãos públicos. No que se refere a licitações e editais, é comum que uma grande quantidade de documentos seja exigida – o que pode parecer difícil, mas em negócios em que a gestão documental é aplicada, a busca torna-se ágil e as parcerias passam a ser transparentes.
Estabelecer critérios administrativos para a organização de documentos é uma maneira eficaz de alcançar a celeridade e a transparência nos negócios. Neste aspecto, o controle de documentos dá maior segurança ao acervo e permite que os responsáveis pelo tratamento e organização dos arquivos tenham visão total do fluxo de documentos, amparados pelo manual de gestão.
Os benefícios de agir em compliance
É fato que agir em compliance implica em mudanças profundas no modelo de gestão, sendo necessário rever processos, equipes e tarefas. No entanto, é nítido que as empresas que adotam a governança como mantra vêm ganhando destaque nos últimos anos. Com a tendência das temáticas ESG, toda a população está mais vigilante à postura das empresas que consomem e dão preferência à aquelas que se posicionam de maneira coerente aos temas que acreditam.
No caso das negociações públicas, possuir um modelo de gestão documental eficaz é um passo importante. Ele aproxima as empresas de oportunidades únicas de oferecer seus produtos e serviços aos órgãos governamentais. Fazer parte de licitações, por exemplo, é estratégico para as empresas que desejam se tornar fornecedores de materiais e/ou serviços de órgãos e entidades de administração pública direta, autárquica e fundacional.
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