A gente entende que os conceitos de Gestão Documental podem ser difíceis de entender. Então, é comum que pessoas e empresas tenham a necessidade de fazer a gestão e organização dos seus documentos, mas, em alguns casos, não sabem o nome deste serviço específico.
Para te ajudar a esclarecer essa dúvida de vez, separamos três conceitos super importantes. Vem com a gente!
O que é exatamente o serviço de Gestão Documental?
Gestão Documental é um serviço especializado que resulta na organização dos documentos (pode ser de uma empresa ou de uma pessoa física) e permite definir técnicas de arquivamento, controle, consulta e eliminação segura dos arquivos.
Como saber se minha empresa precisa disso?
Se você está pensando e pesquisando sobre isso, provavelmente você já precisa de Gestão Documental. Então, listamos cinco motivos que mostram que é hora de organizar os documentos da sua empresa:
- Quando arquivos e documentos não são facilmente localizados;
- Quando não trazem a informação necessária;
- Quando representam apenas dados dispersos e sem utilidade;
- Quando não é possível encontrar fontes de informações confiáveis de fácil e rápido acesso;
- Quando os processos não estão definidos.
Se você se identifica com pelo menos um, entre em contato com a gente!
Como a Redata faz o trabalho de Gestão Documental?
A Redata aplica metodologias específicas e personalizadas para organizar os documentos de uma empresa ou de uma pessoa física. É importante explicar que estes arquivos são muito valiosos, pois eles carregam o conhecimento e a inteligência dos negócios!
Então, uma das primeiras etapas do projeto é fazer uma triagem criteriosa dos documentos, entendendo quais arquivos podem ser eliminados, digitalizados, conservados e preservados.
Por exemplo, imagine o servidor de uma empresa:
Muitas pastas, arquivos nomeados sem padronização, arquivos salvos em computadores e que não constam no servidor, arquivos que poderiam ser excluídos, documentos faltantes e que são obrigatórios para uma organização ou audição, atas de reuniões, estratégias comerciais e uma infinidade de material.
Esse cenário é muito comum para nós! Com conhecimento técnico e equipe especializada, aplicamos as melhores metodologias, incluindo a Tabela de Temporalidade Documental, que é totalmente personalizada. Sendo assim, para cada cliente, consideramos seus processos, cultura, normas reguladoras e necessidades específicas, sempre respeitando a legislação vigente, com olhar atento e cuidadoso aos detalhes.
E agora, conta pra gente: conseguiu entender melhor sobre o serviço de Gestão Documental?
