A produção de documentos faz parte da trajetória de qualquer pessoa física ou jurídica. No âmbito empresarial, a gestão desses documentos é uma parte essencial da governança, pois cada tipo de arquivo pode servir como prova, registro ou memória de um fato significativo. Organizá-los de maneira lógica é fundamental para atender aos requisitos de compliance, que envolvem o cumprimento de leis e normas regulatórias.
Todo documento surge para cumprir uma função e, ao longo de sua existência, passa por fases que requerem tratamentos específicos. Sendo assim, pensando nessa dinâmica, uma das especialidades da Redata é personalizar projetos de gestão documental em arquivos corporativos, considerando os processos de negócio, o fluxo de informação e o ciclo de vida dos documentos.
Conheça os ciclos dos documentos, desde sua produção até a destinação final:
- Arquivos correntes: documentos utilizados para cumprir funções administrativas, cuja frequência de consulta tende a ser alta;
- Arquivos intermediários: documentos armazenados para cumprir requisitos legais, que servem como prova, cuja consulta é menos frequente;
- Arquivos permanentes: documentos que não devem ser descartados porque possuem relevância a longo prazo, como questões legais, regulatórias ou memória da instituição;
- Dica: o termo “arquivo morto” não cabe no processo de gestão documental. Pois guardamos arquivos para cumprir uma função, seja como prova ou memória. Quando se trata de documentação irrelevante, podemos descartá-la após o uso, para que o arquivo seja vivo e atenda as necessidades de informação da empresa.
Seja em formato físico ou eletrônico, é muito importante criar um plano de classificação e taxonomia personalizada para cada tipo de negócio, considerando o controle de versões, necessidade de consulta, grau de sigilo, entre outros.
A Redata possui experiência na prestação de serviços a diferentes segmentos e pode ajudar a sua empresa a aplicar gestão documental inteligente. Quer saber mais sobre metodologias de gestão de documentos? Então conheça a Redata, nossas soluções e confira nossas redes sociais!
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