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Arquitetura da informação: colocando ordem nas pastas de arquivos

quarta-feira, 21 de junho de 2017

 

Então você decidiu organizar por pastas os documentos do acervo digital da sua empresa — e, mesmo assim, o acesso aos arquivos é difícil, lento, e a inclusão de novos itens fica, às vezes, confusa. Onde colocar, por exemplo, uma planilha que parece pertencer a mais de uma categoria?

 

Já tratamos anteriormente da lógica por trás da criação e do gerenciamento de pastas. Agora, vamos detalhar um pouco como se gera um conjunto de pastas, um acervo eletrônico, de modo que possa ser ágil e fácil de ser consultado.

 

Isso requer algumas noções de arquitetura da informação, definida pela ONG Endeavor como “a arte e a ciência de organizar e categorizar websites, intranets, comunidades online e softwares para favorecer a usabilidade e a facilidade para se encontrar o que se procura”. Neste caso, tais recursos são aplicados aos arquivos eletrônicos numa rede corporativa.

 

Em um primeiro momento, com o objetivo de determinar as necessidades do setor ou da empresa em questão, devem-se entrevistar até três colaboradores do(s) departamento(s) que lida(m) diretamente com os documentos; observar como as pastas estão (o que é mais fácil por meio do Windows Explorer, por exemplo); e levantar qual(is) tipo(s) de conteúdo integra(m) o acervo (a diversidade de formatos, idiomas, versões etc.).

 

Tendo esses dados, é possível traçar um plano. Ou seja, desenvolver uma arquitetura que permita criação de pastas em até quatro níveis, dos mais gerais para os mais específicos. Também deve-se delimitar direitinho como essa lógica será mantida, de modo que futuras decisões possam ser tomadas sob o mesmo raciocínio, caso seja preciso, por exemplo, criar uma nova pasta ou deletar outra. Para fins de segurança, é interessante atribuir perfis de acesso a cada colaborador, para que se possa controlar o tráfego de dados, sobretudo daqueles considerados estratégicos.

 

Após implantar tudo isso, é importante validar se houve mesmo avanços com a equipe. Um teste com até seis funcionários provê resultados que indicam o que precisa ser reparado. A metodologia recomendável para essa etapa de examinação e ajuste é a “Card Sorting”, que em inglês significa, literalmente, “classificação de cartões”: cada membro da equipe recebe uma série de cartas com diferentes temas, bem como cartas com os nomes das pastas. Solicita-se a eles que elenquem cada assunto em uma categoria (o nome de cada pasta), para então verificar se o modelo mental predominante se alinha ao proposto para a arquitetura do acervo ou não.

 

Com esses cuidados em mente e se valendo dos recursos necessários para reduzir ou mesmo eliminar riscos — o que pode exigir pessoal especializado —, o acervo digital será muito mais bem aproveitado, esteja ele em servidores próprios ou na “nuvem”.

 

(Imagem via General Assembly)

 


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