O primeiro passo para a transformação da sua empresa está em identificar quais são as áreas que precisam de uma nova forma de organização.
Por isso, é importante elaborar um plano de ação dinâmico e prático de gestão documental, tanto para documentos físicos como eletrônicos, para entender como funciona a realidade do seu negócio. Imagine só: a Redata tem a missão de ajudar você a organizar arquivos, porém vale lembrar que cada arquivo tem suas especificidades, com organizações diferentes em cada empresa e para cada setor. Antes de mergulharmos no seu universo, precisamos entender alguns pontos que ajudam nossa comunicação. Essa etapa também é importante para fazermos o melhor orçamento, com um olhar de especialista na indicação do que recomendamos para você e para a sua companhia, já que nosso trabalho é personalizado.
A Redata disponibiliza um formulário específico para identificar as suas maiores necessidades. Saiba algumas questões que você precisa verificar antes de contratar os nossos serviços:
Qual o serviço pretendido? Conte pra gente se você está precisando de Gestão Documental, organização de arquivos do acervo pessoal ou da empresa, governança ou memória corporativa.
Quais são as áreas e departamentos envolvidos no projeto?
É muito importante termos o conhecimento de quantas áreas receberão o serviço da Redata, e quais têm acesso aos arquivos que você deseja que a gente cuide. Isso porque buscamos trabalhar para facilitar e melhorar o fluxo de trabalho geral da empresa e específico para cada setor.
Há vários responsáveis pelo arquivo? Se sim, quantos e há quanto tempo? Essa questão é super relevante para a segurança das suas informações.
Quantos e quais os sistemas utilizados para repositório de documentos? Sistemas de contabilidade, RH, Jurídico, são grandes bancos de dados que precisam de segurança. A Redata analisa os sistemas utilizados pela sua empresa para entender a melhor maneira de ajudar você.
Levantamento do acervo: Em que tipos de arquivo o trabalho será realizado, qual o período de abrangência do arquivo, qual a quantidade de documentos estimada.
Existem procedimentos, metodologias ou regras definidas pela empresa para organização dos documentos? Se sim, você pode listar brevemente como é feita essa organização.
Existe uma Tabela de Temporalidade Documental que é respeitada pela equipe? Se sim, é um ponto importante para termos conhecimento.
Tenha em mente essas respostas e todas as informações importantes que você deseja manter e organizar na sua empresa e entre em contato com a Redata para mudar sua forma de lidar com documentos, banco de dados e gestão.
