Um dos principais preceitos da governança corporativa é a transparência, que demanda a disponibilização de informações claras e confiáveis. Por meio da gestão da informação, as empresas conseguem realizar com maior assertividade e segurança todo o processo. Por exemplo, processo de planejamento, organização, controle, disponibilização e disseminação das informações, visando facilitar a tomada de decisões e também atender as partes interessadas.
Utilizando a informação para fortalecer a governança corporativa
Visto que existe uma alta demanda por mais transparência e processos que respeitem os critérios ESG, as empresas têm investido em mecanismos internos de compliance, com instituição de comitês regulatórios e medidas contra a corrupção para uma melhor governança. Desse modo, estas práticas, reveladas pelo relatório do Pacto Global da ONU e pela plataforma Stilingue, têm muita sinergia com a gestão da informação.
Provas e registros da conduta empresarial são essenciais para as boas práticas de governança, que, ainda segundo o relatório, é um fato novo para muitas empresas. Sendo assim, uma gestão documental bem aplicada proporciona arquivos com informações organizadas, mapeadas, rastreáveis e acessíveis considera e recomenda os níveis de segurança e confidencialidade adequados e segue regulamentos internos e a legislação.
Esses cuidados conferem às empresas transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa, elementos estratégicos para um melhor posicionamento de mercado da companhia. Além disso, o cuidado com a gestão de documentos também é necessário para garantir que as corporações conservem suas documentações probatórias – trabalhistas, financeiras, fiscais, regulatórias, entre outras, para que estejam em total conformidade perante os órgãos públicos.
Aplicações da gestão na rotina corporativa
Em suma, tornar as evidências de regularidade das atividades rastreáveis e acessíveis é a principal finalidade da gestão documental nesse processo. As empresas podem sofrer diversos prejuízos, inclusive sob o ponto de vista de governança, quando não possuem ferramentas de gestão da informação bem estabelecidas.
Veja alguns impactos disso nas rotinas das corporações:
- Cuidados com dados pessoais: algumas são multadas pela maneira como tratam os dados pessoais de funcionários e clientes. O armazenamento correto de documentos com esse tipo de informação é imprescindível para manter o seu negócio em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados.
- Documentos com informações sigilosas: também são necessários cuidados especiais com documentos que registram conhecimentos sensíveis, fórmulas, dados financeiros, entre outros. Mantê-los bem organizados e segregados confere assertividade na disponibilização das informações quando necessário.
- Autuações e infrações: sem organização, documentos comprobatórios não localizados podem gerar autuações ou infrações desnecessárias, com acréscimos de multas e juros que poderiam ser evitados.
- Transparência na conduta com seus ativos: realizar o inventário de acervos e investir na organização de documentos possibilitam mais agilidade nas consultas e clareza sobre ativos e informações internas. Isso faz com que a empresa possa alcançar maior credibilidade perante o mercado.
Há 35 anos, a Redata apoia empresas na implantação e manutenção da gestão da informação para que possam explorar todos os benefícios que esse tipo de serviço oferece. A confiabilidade é parte importante da nossa marca. Nossos serviços são realizados em conformidade com a legislação vigente e sob criterioso contrato de sigilo. Atendemos empresas e pessoas físicas na organização de seus acervos corporativos ou pessoais, sejam físicos, eletrônicos, bibliográficos ou de memória.
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