Todos os departamentos de uma empresa podem se beneficiar adotando uma gestão eficiente de documentos. Afinal, a classificação de arquivos é fundamental para qualquer nicho de negócio, trazendo mais produtividade e eficácia, tanto para microempresas como para grandes multinacionais.
Entretanto, a gestão documental pode ser ainda mais urgente em alguns departamentos que requerem atenção dedicada e profissional aos documentos, seja para alavancar os ganhos em produtividade ou para evitar perdas decorrentes de falhas de compliance, por exemplo.
Confira as nossas dicas e pontos de atenção
- Recursos humanos – No setor de Recursos Humanos, a gestão documental otimiza o gerenciamento de pessoas, benefícios, treinamentos e capacitações. Sendo assim, uma classificação eficiente de arquivos reduz perdas por falta de localização de documentos trabalhistas, além de garantir conformidade com as exigências da LGPD.
- Jurídico – Os documentos e informações são os principais ativos deste setor. A organização destes recursos impacta nas operações, na conformidade legal e no sucesso em processos judiciais e por isso é um departamento que requer agilidade e rastreabilidade eficiente dos seus documentos e informações.
- Assuntos regulatórios – Nos negócios regulados por agências nacionais e internacionais, destacam-se os benefícios do controle sobre os fluxos de informação e documentação. A agilidade e confiabilidade na obtenção de registros, licenças e certificações criam um diferencial competitivo para as empresas.
- Engenharia – A ausência de documentação ou informação desatualizada podem gerar consequências impactantes, como atraso na execução de obras, erros e falhas de produção, repetições de testes e inspeções e até suspensão de operações. O controle documental correto pode evitar reelaboração de projetos e perda de agilidade.
- Manutenção – A principal meta da organização de arquivos neste setor é assegurar a continuidade dos projetos e processos. Manter a documentação atualizada e em conformidade é essencial para oferecer controle de inspeções, testes e uma gestão aprimorada das garantias.
- Suprimentos – Controlar, gerenciar e aperfeiçoar os fluxos de matérias primas e serviços dos fornecedores, clientes internos e finais é o foco desta área. O investimento em gestão documental facilita o estabelecimento de redes de informações, soluções e processos de consumo mais assertivos.
- Financeiro / Fiscal – A base desta área é documentação correta e em tempo hábil. Afinal, como planejar o negócio e aperfeiçoar resultados sem registros adequados? Informação é um insumo fundamental para controle de custos e assertividade em projeções. Assim, o investimento em gestão de documentos reduz os riscos de autuações e multas em fiscalizações. A organização de documentos, também, ajuda a garantir que os órgãos que fiscalizam este segmento sejam atendidos de maneira ágil e eficiente.
Em conclusão, a gestão documental beneficia não apenas a agilidade na consulta e recuperação de arquivos, mas também impacta positivamente questões de compliance em todos os setores. Afinal, os documentos constituem evidências da conduta do negócio, devendo ser considerados uma solução, não um problema!
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