Os departamentos de uma empresa que mais demandam gestão documental

Todos os departamentos de uma empresa podem se beneficiar adotando uma gestão eficiente de documentos. Afinal, a classificação de arquivos é fundamental para qualquer nicho de negócio, trazendo mais produtividade e eficácia, tanto para microempresas como para grandes multinacionais.

Entretanto, a gestão documental pode ser ainda mais urgente em alguns departamentos que requerem atenção dedicada e profissional aos documentos, seja para alavancar os ganhos em produtividade ou para evitar perdas decorrentes de falhas de compliance, por exemplo. Confira as nossas dicas e pontos de atenção:

Recursos humanos – A gestão documental beneficia muito este setor. Neste campo, é utilizada para gerenciar pessoas, benefícios, treinamentos e capacitações. Com uma boa classificação de arquivos, também é possível reduzir perdas de processos por não localização de documentos trabalhistas e atender às exigências da LGPD.

Jurídico – Os documentos e informações são os principais ativos deste setor. A organização destes recursos impacta nas operações, na conformidade legal e no sucesso em processos judiciais e por isso é um departamento que requer agilidade e rastreabilidade eficiente dos seus documentos e informações.

Assuntos regulatórios – Nos negócios regulados por agências nacionais e internacionais, destacam-se os benefícios do controle sobre os fluxos de informação e documentação. A agilidade e confiabilidade na obtenção de registros, licenças e certificações criam um diferencial competitivo para as empresas.

Engenharia – A ausência de documentação ou informação desatualizada podem gerar consequências impactantes, como atraso na execução de obras, erros e falhas de produção, repetições de testes e inspeções e até suspensão de operações. O controle documental correto pode evitar reelaboração de projetos e perda de agilidade.

Manutenção – A continuidade dos projetos e processos desenvolvidos é o principal objetivo da organização de arquivos neste setor. Para oferecer controle de inspeções e testes e melhor gestão das garantias é essencial manter a documentação atualizada e em conformidade.

Suprimentos – Controlar, gerenciar e aperfeiçoar os fluxos de matérias primas e serviços dos fornecedores, clientes internos e finais é o foco desta área. O investimento em gestão documental facilita o estabelecimento de redes de informações, soluções e processos de consumo mais assertivos.

Financeiro / Fiscal – A base desta área é documentação correta e em tempo hábil. Afinal, como planejar o negócio e aperfeiçoar resultados sem registros adequados? Informação é um insumo fundamental para controle de custos e assertividade em projeções. O investimento em gestão de documentos reduz os riscos de autuações e multas em fiscalizações. A organização de documentos, também, ajuda a garantir que os órgãos que fiscalizam este segmento sejam atendidos de maneira ágil e eficiente.

Independentemente do setor, é fato que a gestão documental beneficia não só a agilidade na consulta e recuperação de arquivos, como também em questões de compliance. Afinal, documentos são provas sobre a conduta do seu negócio e merecem ser vistos como solução, e não um problema!

Quer descobrir como mapear seus recursos informacionais e como a gestão eficiente de documentos pode auxiliar seu negócio? Confira nosso site, os artigos do blog e nossas redes sociais!