Blog

Valores

Como as informações em ordem ajudam empresas a “apagar incêndios”

quarta-feira, 20 de fevereiro de 2019


Incêndio no Museu Nacional, rompimento de (mais) uma barragem operada pela Vale, fogo em um centro de treinamento do Flamengo, queda do helicóptero que transportava (também) o jornalista Ricardo Boechat. Enquanto alguns consideram que essa sucessão de episódios tristes sinaliza um momento ruim para o país como um todo, a verdade é que, por trás desses casos, há dois velhos conhecidos dos brasileiros: o excesso de burocratização do poder público e a falta de consciência da iniciativa privada.

Além de deixarem um rastro de vítimas e danos morais e materiais, tais eventos resultam justamente da negligência que a organização da informação tanto combate. Em todos os casos mencionados acima, há certos tipos de documentos que são essenciais para prestar satisfação às autoridades — e, por extensão, à sociedade como um todo.

A lista inclui:

  • alvarás de funcionamento;
  • laudos de monitoramento;
  • licenças, como a ambiental e a da vigilância sanitária;
  • certificados, como o de conformidade, expedido pelo Corpo de Bombeiros.


Obter e renovar esses documentos é um esforço à parte. O problema mesmo está em mantê-los em ordem e à mão.

Um erro bastante comum no meio corporativo consiste em terceirizar a guarda desses papéis. Isso pode solucionar a questão do espaço, que é necessário para manter tantas autorizações.

Porém, gera um passivo de outra ordem, mais silencioso e, por isso, mais perigoso: corre-se o risco de se terceirizarem também as responsabilidades pelos itens mantidos à distância. Empresas de guarda são excelentes para armazenar documentos, mas não necessariamente para organizá-los, nem recuperá-los, muito menos para acessá-los rapidamente em circunstâncias críticas.

Se, por um lado, persistem no poder público insolvências de várias ordens quando o assunto é fiscalização, por outro à iniciativa privada cabe fazer a sua parte. Ou seja, assumir a responsabilidade pelos documentos que detém, inclusive para atualizá-los quando necessário e para tê-los à disposição caso seja cobrada. O mesmo, claro, vale para órgãos públicos que também são (ou deveriam ser) vistoriados regularmente, como museus, escolas, entidades administrativas etc.

O local onde você trabalha está no controle dos próprios documentos regulatórios? Conte para nós na seção de comentários.


Tags: - - - -