Taxonomia é a estratégia de classificação de arquivos, de forma organizada e compreensível, alinhada ao modelo de negócios adotado pela sua empresa. Isso possibilita vincular os documentos aos processos que os originaram, bem como controlar quem irá acessá-los.
A elaboração de uma taxonomia eficiente e personalizada é realizada mediante um profundo estudo com a participação de equipe interdisciplinar. Cada caso é único, por isso é importante o mapeamento prévio dos processos organizacionais, dos fluxos informacionais, da cultura organizacional, dos conceitos e temas pertinentes à organização e da linguagem utilizada no dia a dia. O mapeamento prévio é fundamental para a elaboração das versões a serem validadas.
A maioria das empresas não mede o tempo que seus funcionários empregam na busca por arquivos e informações. É preciso entender o impacto que a desorganização documental causa na rotina de trabalho e nas finanças da empresa. Entretanto, se a taxonomia for mal aplicada, pode tornar os processos extremamente ineficientes e morosos, pois gera um gasto silencioso do tempo empregado na busca por arquivos. Consequentemente, os colaboradores deixam de aderir à estrutura proposta, criando estratégias para burlar as regras estabelecidas que podem comprometer o compartilhamento adequado de arquivos, informações e conhecimento. Isso impacta na governança necessária para atender as regras de compliance exigidas para cada tipo de negócio.
A elaboração da taxonomia
A elaboração da taxonomia, mais usual em ambiente eletrônico e digital, complementa os instrumentos que orientam a organização dos documentos físicos. Podemos citar, por exemplo, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Esses instrumentos contém a descrição de padrões para tratamento técnico das informações e conteúdos produzidos. Além disso, eles também auxiliam nos mecanismos de recuperação mais precisa dessa produção e na definição de metadados (campos de indexação), adequados e compatíveis, que descrevem e identificam os documentos, para os sistemas e ferramentas eletrônicas utilizadas pela empresa.
Esta organização, em última instância, é fundamental para a gestão de todo o conhecimento produzido, em todos os suportes; sem o uso das boas práticas, na elaboração da taxonomia, transferimos um problema do meio físico para o digital, ou seja, o acúmulo de uma massa documental inútil e sem tratamento.
Uma taxonomia eficiente deve construir alternativas viáveis a partir das necessidades dos clientes, dos cenários evolutivos dos negócios e das tecnologias envolvidas. Deseja conhecer mais recursos ligados à organização de arquivos? Conheça a Redata e nossas soluções para a gestão documental. Confira nosso site, os artigos do blog e nossas redes sociais!
