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Digitalização de documentos: como e quando fazer

Posso descartar todos os meus documentos após a digitalização?

Sancionado em março deste ano, o Decreto 10.278/2020­ se propõe a reduzir burocracias ao determinar parâmetros para a digitalização de documentos. A novidade deve ter um impacto significativo no acervo documental das empresas, possibilitando redução de custos, maior segurança e mobilidade de acesso. Por isso, é importante saber de que forma e em quais situações digitalizar documentação impressa é a melhor opção.

Primeiramente, é preciso lembrar que o decreto não contempla todos os tipos de documentos e define quais são as exceções. Estão excluídos, por exemplo, itens que já se originaram em ambiente eletrônico ou digital (os chamados “nato-digitais”); documentos de identificação, como o Registro Geral (RG), documentação relativa a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, entre outros.

Vale ressaltar, portanto, que ainda não é possível eliminar todos os documentos em suporte físico e é muito importante seguir corretamente os procedimentos indicados no decreto. 

Com relação aos documentos previstos no decreto, o processo de digitalização vai muito além de usar um scanner. Existem metadados – isto é, dados que descrevem o item digitalizado – obrigatórios ao transformar um documento impresso em digital. São eles:

• data e local da digitalização (que podem ser configurados no aparelho usado para escanear);
• uma identidade (ou ID) do documento (também gerada pelo scanner);
• responsável pela digitalização;
• autor, ou seja, o emissor do documento;
• assunto – de que trata o item em questão;
• título – elemento de descrição que nomeia o documento;
• tipo documental (se é um contrato, um ato societário etc.);
• hash da imagem, algoritmo que realiza verificação de integridade do item digitalizado.

O decreto prevê ainda que os documentos digitalizados devem estar nos formatos PDF/A ou PNG.

Após digitalizar a documentação, seguindo as regras mencionadas no decreto, é possível descartar os originais impressos, ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.

Para isso, é preciso ter máxima segurança nos computadores usados para guardar os novos itens eletrônicos. É, também, fundamental definir critérios para a organização dos documentos digitalizados, adotando padrões para nomear os arquivos, as pastas e subpastas, de modo que todos os itens possam ser encontrados com facilidade e rapidez quando necessário.

Mesmo com as novas regras, a tabela de temporalidade documental continua valendo para os itens digitalizados.

É possível conferir as publicações do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), mais aplicáveis à administração pública em https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-tecnicas

Vale lembrar, ainda, que todo esse processo de digitalização só é sustentável se os responsáveis forem devidamente treinados para dar continuidade aos processos de escaneamento, descrição e guarda de documentos digitalizados. Na dúvida, profissionais especializados em gestão documental podem ajudar na implantação e manutenção correta desses processos de digitalização.