Posso descartar todos os meus documentos após a digitalização?
O Decreto 10.278/2020 estabelece parâmetros para a digitalização de documentos, prometendo simplificar processos, reduzir custos e oferecer maior segurança e mobilidade de acesso ao acervo documental empresarial.
Entretanto, é crucial compreender que o decreto possui exceções e não abrange todos os tipos de documentos. Itens originados em ambiente eletrônico, como os “nato-digitais,” documentos de identificação e registros financeiros não estão contemplados.
A digitalização, nos termos do decreto, requer mais do que um simples scanner. Metadados, dados descritivos do item digitalizado, são obrigatórios. Incluem informações como data e local de digitalização, identidade do documento, responsável pela digitalização, autor, assunto, título, tipo documental e hash da imagem para verificação de integridade. O formato PDF/A ou PNG é obrigatório para os documentos digitalizados, conforme estipulado no decreto.
Após a digitalização, seguindo as normas do decreto, é permitido descartar os documentos físicos, ressalvados os de valor histórico. Contudo, a segurança dos computadores que armazenam os documentos digitais é crucial. A organização é igualmente vital, exigindo padrões na nomenclatura de arquivos e pastas para facilitar a localização rápida.
Apesar das novas regras, a tabela de temporalidade documental permanece válida para os itens digitalizados. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) publica orientações aplicáveis à administração pública, disponíveis em https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-tecnicas.
Ressalta-se que o sucesso desse processo de digitalização depende do treinamento adequado dos responsáveis, que devem continuar os processos de escaneamento, descrição e guarda dos documentos. Em caso de dúvidas, profissionais especializados em gestão documental podem auxiliar na implementação e manutenção correta desses procedimentos. Conte com a expertise da Redata para guiar você nessa jornada de digitalização sustentável e eficiente.
