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Mapeamento dos Processos de Negócio

quarta-feira, 19 de maio de 2021

Quando pensamos na formalização e padronização das atividades pretendemos melhorar a qualidade dos produtos, dos serviços e do nível de satisfação dos clientes, internos e externos, reduzir e aumentar o desempenho do negócio para torná-lo mais competitivo.

Os departamentos e as áreas de uma Organização podem funcionar parcialmente conectados. Dizemos “parcialmente conectados”, pois a falta de comunicação entre as áreas e entre os colaboradores é uma realidade presente em boa parte das Organizações, sendo esse um fator responsável por muitas falhas processuais.

Não há departamento que não seja afetado por uma falha processual cometida por uma área, e vice-versa. Isso ocorre devido à rede complexa que interliga os processos organizacionais. Os colaboradores devem estar cientes da importância da sincronicidade na execução das atividades, pois a falta dessa compreensão resulta em diferentes problemas como:

  • desgaste na equipe;
  • dúvidas constantes;
  • maiores custos com projetos;
  • prazos estourados;
  • retrabalho.

O mapeamento de processos de negócio em grandes, médias e até mesmo em pequenas empresas é bastante útil para compreender as atividades realizadas e estabelecer os fluxos de início, meio e fim de forma sistematizada e padronizada.

Permite a empresa identificar informações, os envolvidos nos processos, formalizar os fluxos de trabalho, além de mensurar as capacidades, competências e recursos disponíveis.

O mapeamento de processos estrutura as atividades, a sequência em que devem ser desenvolvidas, fornece visibilidade sobre os insumos necessários para sua realização, os resultados após sua finalização e mede a eficiência de toda a cadeia.

Além de promover uma gestão transparente, o mapeamento dos processos permite:

  • identificação e solução de problemas;
  • eliminação dos gargalos;
  • aumento da produtividade;
  • maior controle sobre os recursos;
  • melhor compreensão do negócio;
  • melhoria nos processos existentes;
  • eliminação de processos que não geram valor;
  • redução de custos;
  • formalização dos fluxos informacionais, de documentos e materiais;
  • documentação das atividades e padronização dos fluxos de trabalho;
  • suporte na tomada de decisões.

A compreensão de cada processo é extremamente importante para que possamos estabelecer algumas prioridades dentro do fluxo do mapeamento. Uma boa estratégia é concentrar inicialmente nas principais atividades da Organização, compreender como elas estão conectadas e como contribuem com essa cadeia. Depois de entender os limites de cada processo, seus objetivos, bem como seus resultados, o próximo passo é identificar as oportunidades de melhoria e elaborar um plano de ação.

Agora que você sabe o que é e qual é a importância do mapeamento consegue identificar os principais processos de sua Organização e os possíveis desvios que a deixam atrás da concorrência? O que pensa de desenvolver seu diferencial competitivo aproveitando o conhecimento produzido por sua própria Organização? Para atingir melhores resultados a Redata pode auxiliar no mapeamento de seus fluxos documentais.

Autoria de Felipe Julio Lorenzi


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