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Acervo desestruturado: sua empresa está vulnerável?

quarta-feira, 8 de novembro de 2017

 

Um escritório de advocacia conquista um cliente bastante endinheirado e com muita demanda de serviço: receita para um ótimo negócio, certo? Poderia ter sido, se o advogado responsável não houvesse “sumido” com os autos e acabasse condenado a seis meses de prisão.

 

O episódio ocorreu há três anos, mas ilustra muito bem uma realidade para a qual nem todas as firmas e departamentos dedicados ao universo jurídico estão prontos. Como lidar com um acervo que tende a crescer cada vez mais, mantendo padrões de eficiência e agilidade?

 

O exemplo do início do texto é um caso extremo. Muitas vezes ninguém vai parar atrás das grades por causa do desaparecimento de documentos. Mas a desorganização de um acervo jurídico costuma, sim, levar a erros e omissões que custam muito caro às empresas das mais diversas áreas.

 

“Deixar passar” um documento que prevê continuidade de gastos desnecessários, por exemplo, é uma prática recorrente em corporações sem pessoal especializado em gerir informação. Resultado: enorme quantidade de dinheiro jogada pela janela mensalmente, de forma muitas vezes camuflada em outros custos ou investimentos.

 

Ao mesmo tempo, o extravio de documentos que podem ser cobrados num futuro próximo ou distante é certeza de perda de recursos. A empresa vai ter de realocar uma boa quantia de dinheiro para reparar um erro que seria facilmente evitado caso se contasse com experts em organização.

 

Além de tudo isso, é essencial prestar a devida atenção no dia a dia: verificar se contratos estão devidamente assinados e datados, checar a validade de documentos, manter os itens em ordem e fisicamente preservados — ou protegidos e com backup atualizado, no caso de arquivos eletrônicos.

 

A sua empresa vem tomando todos esses cuidados ou está vulnerável? Conte para a gente nos comentários.

 


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