Em 20 de outubro, comemora-se o Dia do Arquivista. A data, instituída em 1823, celebra a relevância desses profissionais, que àquela altura eram responsáveis pelo Arquivo Público do Império, que se tornou o Arquivo Nacional. Hoje, os profissionais desta área estão em todas as partes: em empresas públicas e privadas, de todos os portes, dos mais diversos segmentos.
O profissional da informação se adapta constantemente, considerando que as próprias atividades inerentes ao tratamento dos arquivos mudaram muito de lá para cá. Flexibilidade e capacidade de adaptação são competências importantes para este profissional. Exemplo disso é a digitalização: antes, os arquivos eram compostos por documentos físicos. Hoje, os arquivos digitais compreendem a maior parte do volume de materiais dos negócios, o que exige dos profissionais um conhecimento multidisciplinar.
A própria fundação do Arquivo Nacional, em 1838, marca uma mudança das relações governamentais com o arquivo. A fundação inferiu aos documentos valores administrativos, legislativos ou históricos, no período em que o Brasil ainda era um Império. Com as insurgências sociais e mudanças políticas, o Arquivo Nacional ganhou mais atribuições e responsabilidades, logo, mais visibilidade.
A lei que regulamenta o profissional do arquivo foi publicada em 1978, e nos traz a reflexão sobre a importância deste profissional. Exercer a função de planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo é uma atribuição prevista em lei a este profissional.
Apesar de muitas empresas adotarem maneiras amadoras de organização, existem muitas razões para manter os serviços referentes à gestão de arquivo nas mãos de alguém especializado. O planejamento, execução e controle da gestão documental permite uma padronização do arquivamento conferindo agilidade às consultas e conformidade aos requisitos legais. Além disso, reduz o risco de perda e extravio de informação. Daí a importância da elaboração de manuais e procedimentos, serviço oferecido pela Redata. Dessa forma, é possível treinar e monitorar um profissional responsável pelo controle de documentos. Assim, mesmo com a rotatividade de profissionais, mantém a gestão.
O bom arquivista
Destaca-se no mercado da arquivologia aquele profissional que, assim como em outros mercados, se atualiza diante da transformação digital. Se na instituição da data não era imaginável que o arquivo físico poderia sumir, hoje, quase 200 anos após a fundação, o próprio Arquivo Nacional conta com responsáveis pela digitalização de todo o acervo. Dito isto, o bom profissional deve ser capaz de entender sobre os mecanismos que facilitam a navegação virtual pelos acervos.
Também compete ao arquivista inferir valor histórico aos documentos que mapeia e identifica como recursos de memória. A propósito, a atuação em centros de memória, biblioteca e museus, em parceria com historiadores, bibliotecários e museólogos, evidencia o impacto social da arquivologia, uma vez que preserva e valoriza a história dos indivíduos e instituições.
Entre os valores ESG prezados pelos bons profissionais, também se destaca a responsabilidade ambiental. Descartar os materiais que já atingiram o prazo de vigência é uma tarefa que pode impactar negativamente o meio ambiente. Como é, por exemplo, o caso da prática de atear fogo em papéis. A interface de descarte pode contar com empresas de aparas, que emitem laudo de destruição segura e adotam a reciclagem como forma de garantir que a sustentabilidade esteja presente neste ramo profissional.
As consequências da desvalorização da classe
Ao longo de 35 anos, a Redata já atendeu empresas que tiveram a necessidade de antever questões regulatórias que incidem sobre documentos e aderiram à organização documental ao se depararem com alguma não conformidade. Ao constatar irregularidades que poderiam ser resolvidas com a apresentação de documentos comprobatórios, os órgãos fiscalizadores podem aplicar multas e outras punições, como impugnação.
Um exemplo recente de revisão das relações entre empresas e arquivos é a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados, que incide sobre o tratamento de informações que impactam na privacidade dos cidadãos. As empresas correram para se adequar, mesmo diante de dúvidas sobre a lei, pois o valor da multa sempre esteve muito claro, que pode chegar até R$ 50 milhões.
Contamos anteriormente em nosso blog sobre os riscos de digitalizar o acervo e descartar documentos físicos em seguida, sem apoio profissional. Aconteceu com uma empresa que nos procurou: ao deparar-se com um pedido de consulta feito por órgão fiscalizador, a empresa constatou que os arquivos não haviam sido digitalizados da maneira correta, por não seguirem os metadados estabelecidos no Decreto 10.278, portanto, estavam desprovidos de valor o que deixou a empresa vulnerável devido a falta da documentação original (os originais haviam sido descartados).
Profissionais capacitados tornam possível a implantação da gestão documental, fundamental tanto no arquivo físico quanto no digital. Com um time de profissionais experientes, a Redata, também, auxilia no planejamento da digitalização, de modo a cumprir os requisitos legais. Por isso, celebramos o Dia do Arquivista lembrando a importância de contar com profissionais nesta tarefa.
Quer conhecer nosso time, nossas soluções e outros aspectos profissionais da organização de arquivos? Conheça a Redata e visite nossas redes sociais!
Descubra o universo da gestão documental com a Redata! ?
Explore nosso blog para insights valiosos sobre organização de documentos, arquivos corporativos e mais.
