As instituições de ensino — do nível básico ao superior, das públicas às particulares — são responsáveis por guardar e zelar pela documentação que produzem e recebem de terceiros. Isso é importante tanto para estar em conformidade com as leis quanto para obter a validação obrigatória do governo para os cursos que oferecem. Então, vamos entender mais sobre Gestão Documental em Escolas.
A Portaria do MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, institui as normas para manutenção e guarda de acervos acadêmicos das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, mas as instituições escolares de ensino básico, que atendem aos níveis fundamental e médio, também devem cumprir as especificações por ela estabelecidas.
Porém, além disso, os itens de um arquivo escolar ajudam a contar a história da própria escola e, assim, mostram a evolução dos métodos de ensino adotados.
Boa parte dos registros produzidos pelas instituições de ensino corresponde aos prontuários de alunos, professores e administradores, além de atas de reuniões, assembleias e afins. Sendo assim, tudo deve ser organizado conforme duas variáveis principais: a frequência de uso (que pode ser corrente, intermediária ou permanente) e o valor (que pode ser primário ou secundário).
Os tipos de arquivo
O arquivo corrente é composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas, jurídicas e funcionais da escola, são itens intimamente ligados às atividades do dia a dia.
Ao arquivo intermediário pertencem todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos referentes a alunos, administradores, equipe técnico-pedagógica e professores em atividade na instituição de ensino.
Já no arquivo permanente ficam os documentos de assentamentos individuais de ex-funcionários e os documentos de ex-alunos. Além de toda aquela documentação institucional à qual for atribuído valor secundário. Para este grupo, é fundamental consultar uma tabela de temporalidade documental (TTD) atualizada, que informe por quanto tempo tais itens devem ser armazenados.
Ao mesmo tempo, é claro que cada escola tem suas singularidades. Por isso seus acervos também terão características próprias. Por exemplo, com itens relacionados ao funcionamento e à vida da instituição de ensino como um registro da própria trajetória dela.
Nesse sentido, é importante que, além da recuperação da documentação comprobatória escolar, o arquivo em questão esteja também preparado para atender a demandas provenientes de pesquisas de cunho histórico. Isso pode, inclusive, abranger materiais os mais diversos, muito além do papel: vídeos, fotos, objetos tridimensionais (troféus, medalhas, uniformes etc.).
Preparar um acervo desse tipo é mais complexo do que pode parecer para a maioria das pessoas. Requer força de trabalho intelectual capaz de:
- conhecer as condições do espaço físico reservado para o arquivo;
- identificar a situação geral de conservação dos documentos;
- desenvolver metodologias que contribuam com a preservação dos itens;
- e propor estratégias para agilizar o acesso ao acervo.
As instituições de ensino que você conhece têm preservado as documentações de modo satisfatório, tanto para fins legais como por questões históricas e institucionais? Então conte para a gente nos comentários qual é sua experiência com Gestão Documental em Escolas!
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