Um dos principais serviços da Redata é elaborar projetos de Gestão e Organização da Informação para empresas, que normalmente inicia com uma imersão no cotidiano das organizações. Porém, é normal que ao final do trabalho surjam dúvidas de como manter tudo em ordem.
A princípio, para facilitar esse processo, a Redata entrega um Manual de Gestão único do seu negócio, desenvolvido exclusivamente para o sistema implantado, facilitando o sucesso da continuidade do projeto. Além disso, também oferecemos supervisão, treinamento e acompanhamento em cada etapa. Afinal, o importante é que as próprias empresas possam manter o trabalho que desenvolvemos.
O trabalho da Redata é totalmente personalizado, mas para ajudar a sua rotina desde já, preparamos cinco dicas que você pode inserir no dia a dia.
Dica 1:
É preciso começar pelas pequenas coisas.
Pode parecer óbvio, mas organizar sua mesa de trabalho, definir prioridades para cada dia e evitar distrações faz muita diferença. Sendo assim, uma empresa organizada também depende de pessoas organizadas. Comece por você e inspire a sua equipe a fazer o mesmo.
Dica 2:
Não caia na tentação de salvar arquivos na área de trabalho.
A gente entende que, na correria do dia a dia, pode parecer mais fácil salvar documentos no seu desktop. Porém, eles têm mais chance de serem perdidos por restaurações do sistema operacional ou roubados por hackers, já que são de fácil acesso. Sendo assim, prefira salvar na área de trabalho apenas atalhos para pastas e principais apps do dia a dia, como o navegador web.
Dica 3:
Cuidado ao nomear arquivos.
Arquivos e pastas nomeados como “1”; “2”; “3”; “imagem”; “doc”; “versão_final”; “corrigido”, entre outros, certamente dificultam a busca no dia a dia, prejudicam a produtividade e podem ser descartados erroneamente. Entender qual deve ser a melhor nomenclatura de diferentes documentos para cada empresa, área, setor e diversas especificidades é trabalho de especialista. Conte com a nossa ajuda para elaborar padrões adequados ao seu negócio e que facilitem a sua rotina.
Dica 4:
Considere a temporalidade de cada documento.
Sim, alguns arquivos são imprescindíveis durante toda a vida da empresa, desde o primeiro dia de abertura. Porém, durante os anos, criamos e usamos outros documentos que não são atemporais, pois expiram ou perdem o sentido. Utilizando arquivos eletrônicos/digitais, fica mais fácil guardar documentos sem ocupar espaço, em locais úteis para consultas eventuais, fora do acesso diário.
Dica 5:
Entre em contato com a Redata.
Organização da informação é mais complexo do que parece. Não se resume em separar pastas ou acessos. Sendo assim, é preciso aplicar metodologias específicas, ter o olhar estratégico de profissionais especializados e respeitar as particularidades de cada organização.
Lembre-se: dados e informações são recursos poderosos das empresas. Então para cuidar dos seus, conte com a gente. Envie um e-mail para redata@redata.com.br, estamos à disposição para ajudar você.
Descubra o universo da gestão documental com a Redata!
Explore nosso blog para insights valiosos sobre organização de documentos, arquivos corporativos e mais.
