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Valores

É amor ou cilada? A importância do comprometimento ao gerir documentos e informações

quarta-feira, 17 de julho de 2019


Uma empresa com grande fluxo de informação mais uma equipe de experts em gestão documental igual a papéis em ordem e informação acessível? Nem sempre.

Já tratamos aqui da questão ética incontornável ao lidar com documentos corporativos. É imprescindível manter o sigilo quando isso for exigido — dentro dos limites da lei —, assim como saber se adaptar às necessidades de cada cliente.

Entretanto, conduta ética e expertise, infelizmente, não bastam quando é preciso colocar documentos em ordem e mantê-los assim. O chamado comprometimento organizacional também é necessário.  Se não houver amor — ou, pelo menos, real engajamento com os propósitos da empresa —, a cilada estará armada.

Quando uma organização contrata consultores especializados em gestão da informação para, juntos, elaborarem um plano de ação, não é incomum que esse plano seja executado pela metade (se muito) e depois abandonado por conta da falta de comprometimento e visão dos próprios funcionários da contratante.

Diante desse tipo de descaso, se forma um círculo vicioso. Alguém faz um plano “bem bolado” para apresentar numa reunião. Em seguida, obtém bons resultados, conforme implementa o projeto. Porém, no fim das contas, colhe só os primeiros números vistosos e logo aborta a missão, transformando um ideal de acervo organizacional inteligente em um mero movimento carreirista. O passo seguinte, claro, é contratar novamente uma consultoria, gerir as informações da empresa de modo ineficiente de novo, e assim por diante.

Essa espiral de descomprometimento e incompetência não prejudica só a empresa no longo prazo — o que já é péssimo —, mas também torna a tarefa de administrar o acervo corporativo cada vez pior. Porque, em vez de avançar nessa área, a condena a uma eterna repetição, com os colaboradores refazendo estimativas e planos de gestão ad nauseam.

Colocar em ordem dados e documentos é questão séria, que interfere diretamente na competitividade, na agilidade e na contenção de despesas de uma empresa. Relegá-la a alguém em busca apenas de um bônus ou de um elogio do chefe não é recomendável, porque organização da informação é algo que se faz pensando sempre na perenidade do negócio, como se ele pudesse crescer e se aprimorar sempre.

Pessoas entram e saem das empresas, mas a empresa permanece, ou assim deveria ser. Que tal pensar não apenas na meta ou no bônus, mas em deixar um legado para a sua empresa, plantar sementes e colher os frutos, ou até deixar os bons frutos para quem vier a lhe substituir.


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