O que distingue Gestão da informação e do Conhecimento é uma interpretação sutil e pouco difundida das palavras “informação” e “conhecimento”. Mas que pode ter grande impacto na administração de um negócio, seja qual for seu porte.
Nesse contexto, a informação se refere a um conjunto de dados contextualizados, como já explicamos aqui no Blog. Elas podem ser provenientes de um contrato, uma tabela, um livro, um plano de engenharia, um orçamento, um relatório. Qualquer item ou volume que agregue e apresente referências de modo compreensível.
Já o conhecimento provém do uso inteligente das informações. É, portanto, mais pessoal, porque varia de acordo com a mente que está lidando com aqueles dados. Prova disso é o quanto um grupo de pessoas que estuda bastante um mesmo tema tende sempre discordar a respeito de pelo menos um aspecto dele.
O background, a educação formal e até mesmo a intuição levam pessoas diferentes a produzirem conhecimentos — e a tomarem decisões — diferentes.
Por isso, gerir essas duas questões dentro de uma organização também corresponde a processos distintos.
A gestão da informação é responsável por receber, categorizar, armazenar, manter acessíveis e buscar informações fixadas nos mais variados suportes (papel, CD, arquivo “em nuvem”, DVD etc.). Essa atividade requer a capacidade de observar criticamente um item, de modo a agrupá-lo com seus semelhantes ao mesmo tempo em que lhe atribui referências que o destaquem numa pesquisa futura. Você pode, por exemplo, guardar juntos todos os relatórios emitidos por um departamento, mas tem de saber como encontrar o relatório certo na hora certa, por ordem cronológica, e/ou pelo sobrenome da pessoa que assina esse documento, dentre outras variáveis.
A gestão do conhecimento, por sua vez, exige um esforço ainda maior em termos de raciocínio e engenhosidade. Pressupõe um uso perspicaz das informações e da própria gestão da informação, realizando buscas em acervos internos e externos para prospectar soluções, novos mercados, inovações (tanto em termos tecnológicos quanto administrativos). É também uma prática que leva uma empresa a gerar mais do que produtos e serviços, ao elaborar ideias, entendimentos, os famosos know-how e savoir-faire. Ou seja, algo intangível e que não pode — ao menos não de uma hora para outra — ser roubado ou copiado pela concorrência.
Tanto a gestão da informação quanto a gestão do conhecimento são grandes diferenciais em termos de competitividade. Mas apenas a segunda impulsiona diretamente a capacidade de um negócio se reinventar e encontrar saídas inteligentes antes dos demais.
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