Uma célebre frase de Benjamin Franklin, inventor e líder estadunidense, afirma: “Investir em conhecimento sempre rende os melhores juros”. A aplicabilidade da gestão documental ao setor de recursos humanos comprova este fato, afinal, o ativo mais poderoso dos negócios está nas pessoas que colaboram com as atividades. A gestão eficaz de documentos possibilita que a informação se transforme em conhecimento, afinal, usufruir dos ativos dos negócios é uma maneira de potencializar a função dos arquivos. Este conceito pode ser visto na prática no setor de recursos humanos, que lida principalmente com a captação e retenção de talentos da empresa. A gestão de documentos eficiente é imprescindível em muitos setores, mas no que se refere ao RH, a principal sutileza se dá no sentido humano da palavra: lidar com pessoas diferentes implica em desafios diferentes, e a gestão documental provida por profissionais da informação leva isso em consideração.
Um exemplo do rendimento dos ativos de negócios contidos em documentos do departamento pessoal é a postura ativa diante de questões trabalhistas, e não apenas defensiva. Em 2021, o Tribunal Superior do Trabalho apontou em relatório que as principais demandas processuais se referem ao aviso-prévio, multa de 40% do FGTS, multa rescisória da CLT e adicional de horas extras. A gestão de documentos é um recurso fundamental para evitar os prejuízos decorrentes de processos trabalhistas, uma vez que atua preventivamente na organização, gestão e guarda dos documentos necessários para embasar os processos judiciais.
Transformar dados em informação
Para além de atender questões regulatórias e estar em dia com os funcionários e em compliance com os requisitos legais, o departamento de recursos humanos tem a habilidade excepcional de traçar expectativas para cada colaborador e exercitar os pontos de melhoria. Na prática, é um departamento que pode aumentar a produtividade e transformar ideias em ações, contanto que tenham a proatividade de mensurar dados com visão estratégica.
RH nas nuvens
É interessante notar a diferença da chegada da digitalização entre departamentos distintos. Para o RH, já é comum que os processos de recrutamento e seleção aconteçam de forma 100% digitalizada, especialmente considerando o regime de trabalho remoto. Desta forma, pode-se afirmar que o documento digital é amplamente aceito entre os profissionais, o que dá tranquilidade a muitos profissionais deste departamento. Isto não inibe que algumas falhas de gestão em nuvem sejam percebidas: a duplicidade de documentos é uma delas, ocupando armazenamento com muitos documentos iguais, possivelmente em formatos diferentes, como o formato PDF (mais indicado) e também JPG (próprio para fotos).
A digitalização também acontece com holerites, atestados médicos, guias de recolhimento, entre outros. Quando feita corretamente, a digitalização destes documentos pode possibilitar o descarte do papel. Por isso, é importante entender a legislação específica que versa sobre a digitalização, discutir a responsabilidade ambiental e averiguar a possibilidade de separar este material. Com o apoio de empresas de reciclagem, é possível fazer o descarte correto de documentos.
Muitas vezes, organizar documentos é uma maneira de resolver problemas, mas este setor exemplifica que a gestão do conhecimento se propõe a criar soluções inesperadas que, a exemplo da frase de Benjamin Franklin citada no início, rende os melhores juros. Invista no potencial destes ativos de negócios! Conheça a Redata, nossos serviços e visite nossas redes sociais.
