Qual é a melhor forma de realizar a guarda externa de documentos?

Nos anos 30, começaram a surgir nos Estados Unidos empresas de guarda externa, como uma alternativa para a armazenagem do acervo documental de organizações, que precisavam lidar com o elevado preço dos aluguéis. Na década de 90, esse modelo de negócios chegou ao Brasil, tendo como público-alvo empresas localizadas em grandes centros urbanos, como São Paulo e Rio de Janeiro, que também despendiam altos custos com espaços imobiliários.

A guarda externa de documentos é o processo de arquivamento e armazenamento de documentos, sejam eles ativos, inativos ou permanentes, em um local diferente de onde são produzidos. Essa é uma solução útil para empresas que produzem grandes volumes documentais que precisam ser armazenados para cumprir determinações legais, mas possuem espaço físico insuficiente para a guarda.

Mas, simplesmente mover os documentos de um lugar para o outro não é suficiente. As empresas que querem colocar seus acervos em guarda externa primeiramente precisam realizar a gestão arquivística dos documentos. O termo se refere, segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), ao “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A falta de estratégias que garantam a padronização do arquivamento em guarda externa pode se transformar em prejuízo para as empresas. Por isso, é importante que todo conteúdo seja identificado corretamente e obedeça a técnicas e padrões para possibilitar as buscas e aumentar a agilidade do processo.

Nesse sentido, a gestão documental contribui com metodologias específicas de classificação, controle, consulta e eliminação segura. Esse processo confere transparência e eficiência na disponibilização das informações, além de minimizar o uso de espaço e de custos com armazenamento.

Esta etapa é essencial para evitar problemas como multas pela não localização de documentos, que podem gerar grandes prejuízos financeiros. Para isso, a expertise de especialistas é fundamental para orientar todos os processos necessários para realizar a guarda externa de documentos da melhor forma possível.

Pontos de atenção ao realizar a guarda externa

Alguns cuidados podem passar despercebidos por quem não tem experiência na temática, como o acondicionamento da guarda externa, por exemplo. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) oferece algumas orientações sobre o armazenamento de arquivos em guarda externa, que devem ser acompanhados por especialistas. As principais são:

  • O local onde os documentos serão armazenados deve ser de fácil acesso e possuir uma estrutura que garanta a segurança dos arquivos contra perigos como vendavais, inundações, incêndios, poluição, entre outros.
  • Os arquivos devem ser organizados, classificados e armazenados separadamente, de acordo com a especificidade e material de cada um.
  • É preciso monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar aos quais os documentos serão expostos, para auxiliar na sua preservação.
  • O local onde a guarda externa é realizada deve possuir um plano de emergência escrito, com diretrizes voltadas para a prevenção contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos.

Todos esses aspectos podem ser difíceis de acompanhar, por isso, a Redata, empresa com mais de 35 anos de experiência em gestão da informação, oferece a implantação de procedimentos de gestão documental e faz a interface com as empresas de guarda externa contratadas pelo cliente.

Atuamos na etapa anterior ao envio dos documentos para guarda externa, definindo e organizando as demandas de acordo com o Plano de Classificação e com a Tabela de Temporalidade Documental e auxiliando as empresas durante essa transferência, para garantir que consultas, pesquisas e a gestão do ciclo de vida documental sejam realizadas de maneira eficiente.

Nossa criteriosa triagem identifica quais arquivos podem ser eliminados, digitalizados, conservados e preservados, levando em consideração as particularidades de cada cliente, seus processos, cultura, normas reguladoras e necessidades específicas, sempre respeitando a legislação vigente.

Além disso, a Redata realiza o acompanhamento e gestão dos documentos. Assim, mesmo que em guarda externa, o caminho entre arquivos e informações fica evidenciado e rastreável, alavancando o potencial das informações geradas em sua organização.

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