Nos anos 30, começaram a surgir nos Estados Unidos empresas de guarda externa, como uma alternativa para a armazenagem do acervo documental de organizações, que precisavam lidar com o elevado preço dos aluguéis. Na década de 90, esse modelo de negócios chegou ao Brasil. Tendo como público-alvo empresas localizadas em grandes centros urbanos, como São Paulo e Rio de Janeiro, que também despendiam altos custos com espaços imobiliários.
A guarda externa de documentos é o processo de arquivamento e armazenamento de documentos, sejam eles ativos, inativos ou permanentes, em um local diferente de onde são produzidos. Essa prática é adotada por empresas que enfrentam restrições de espaço físico, permitindo o cumprimento de determinações legais relacionadas à preservação e acesso a esses registros.
Mas, simplesmente mover os documentos de um lugar para o outro não é suficiente. As empresas que querem colocar seus acervos em guarda externa primeiramente precisam realizar a gestão arquivística dos documentos. O termo se refere, segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), ao “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A falta de estratégias para garantir a padronização do arquivamento em guarda externa pode prejudicar as empresas. Portanto, é crucial identificar corretamente todo o conteúdo, seguindo técnicas e padrões para facilitar buscas e agilizar o processo.
Nesse sentido, a gestão documental contribui com metodologias específicas de classificação, controle, consulta e eliminação segura. Esse processo confere transparência e eficiência na disponibilização das informações, além de minimizar o uso de espaço e de custos com armazenamento.
Esta etapa é essencial para evitar problemas como multas pela não localização de documentos, que podem gerar grandes prejuízos financeiros. Para isso, a expertise de especialistas é fundamental para orientar todos os processos necessários para realizar a guarda externa de documentos da melhor forma possível.
Pontos de atenção ao realizar a guarda externa
Quem não tem experiência na temática pode negligenciar alguns cuidados, como o acondicionamento da guarda externa. Especialistas devem seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) sobre o armazenamento de arquivos externos. As principais são:
- Certifique-se de que o local de armazenamento seja facilmente acessível e tenha uma estrutura que assegure a segurança dos documentos contra vendavais, inundações, incêndios, poluição, entre outros perigos.
- Organize, classifique e armazene os arquivos separadamente, levando em consideração a especificidade e o material de cada um.
- Monitore as condições de temperatura e umidade relativa do ar para preservar os documentos.
- O local de guarda externa deve possuir um plano de emergência escrito, com diretrizes para prevenção e salvamento em caso de riscos potenciais.
Todos esses aspectos podem ser difíceis de acompanhar, por isso, a Redata, empresa com mais de 35 anos de experiência em gestão da informação, oferece a implantação de procedimentos de gestão documental e faz a interface com as empresas de guarda externa contratadas pelo cliente.
Na etapa anterior ao envio dos documentos para guarda externa, definimos e organizamos as demandas de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental. Além disso, também auxiliamos as empresas durante essa transferência, garantindo eficiência nas consultas, pesquisas e gestão do ciclo de vida documental.
Em conclusão, realizamos uma criteriosa triagem que identifica quais arquivos podemos eliminar, digitalizar, conservar e preservar, considerando sempre as particularidades do cliente, seus processos, cultura, normas reguladoras e necessidades, e respeitando a legislação vigente.
Além disso, a Redata realiza o acompanhamento e gestão dos documentos. Assim, mesmo que em guarda externa, o caminho entre arquivos e informações fica evidenciado e rastreável, alavancando o potencial das informações geradas em sua organização.
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