Um objetivo comum a muitos negócios que aderem à gestão documental é descartar o que for possível. Isso acontece porque acervos físicos ocupam espaço, são visíveis e podem evidenciar a desordem, caso não seja incorporada a organização à rotina da empresa. Além de atingirem o prazo de retenção legal após determinado período, perdendo seu caráter probatório e, por consequência, a necessidade da guarda.
Com a digitalização, a corrida pelo descarte de documentos se tornou ainda mais evidente, principalmente com a regulação dos requisitos para a digitalização, pois, quando bem gerenciado, o documento digital facilita o acesso à informação e traz agilidade ao desenvolvimento das atividades do negócio.
A Redata foi convidada pelo canal Mundo Legal dos Documentos a discorrer sobre os aspectos jurídicos que impactam sobre o prazo legal de guarda. Afinal, não se atendo apenas aos critérios normativos, como leis e questões regulatórias setoriais, é importante entender os valores imateriais que a memória corporativa pode preservar. Por isso, o planejamento da gestão documental deve seguir uma metodologia personalizada que considere aspectos legais, normativos, culturais e históricos das empresas.
Tabela de temporalidade: um documento que precisa ser atualizado
Já alertamos em nosso blog sobre os aspectos que ajudam a definir a tabela de temporalidade de documentos. Empresas possuem particularidades nas atividades, produção documental e cultura, exigindo tabelas específicas. Não se pode definir prazos de descarte de forma generalizada. Isso porque os negócios obedecem a critérios regulatórios diversos, estabelecidos por conselhos de classe, regimentos internos, padrões da concorrência, entre outros fatores, nem sempre expressos em leis.
Devido às mudanças na legislação, documentos normativos e na produção documental, é aconselhável revisar a tabela de temporalidade de documentos pelo menos a cada dois anos. Isso garante sua aderência aos processos de negócio e conformidade legal e regulatória. Na eliminação efetiva, é essencial verificar possíveis alterações na legislação antes de prosseguir, especialmente se a Tabela de Temporalidade não passou por revisão recente.
Mundo Legal dos Documentos
Este vídeo é uma colaboração com o canal do Youtube de Elaine Restier, profissional da informação que oferece conteúdo dedicado a este mercado. No vídeo comemorativo do 1º ano de canal, a diretora e fundadora da Redata, Mariza Cardoso, falou sobre fatores que afetam o tempo de guarda dos documentos. Ela enfatizou a necessidade de descartar documentos de maneira segura e responsável, considerando a presença de informações sensíveis e estratégicas.
O aniversário de 1 ano do Mundo Legal dos Documentos coincide com os 35 anos de Redata, que ao longo deste mês tem mostrado conteúdos sobre os aspectos da gestão documental que ajudam a sua empresa a obter aderência às questões de governança corporativa e compliance.
Em conclusão, estar em dia com as leis é uma missão que, entre outros fatores, envolve a organização de arquivos atenta aos prazos definidos em Tabela de Temporalidade. É importante considerar também os documentos que são representativos da história dos negócios. Deseja conhecer mais sobre nossa metodologia personalizada e os nossos serviços? Conheça a Redata, nossas soluções e confira nossas redes sociais!
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