A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um instrumento de avaliação, aprovado pelas empresas, com base na legislação vigente e em suas práticas internas. A Tabela estabelece os prazos nos quais as empresas devem manter os documentos nos arquivos ativos, inativos ou permanentes. Além disso, estabelece critérios para recolhimento ou eliminação de acordo com o ciclo de vida dos documentos.
A TTD também é passível de revisão. Ou seja, não é um documento cravado em pedra e, portanto, deve ser revisitada a fim de aplicar as alterações necessárias. Isso é importante para atender as mudanças de legislação ou a dinâmica de produção documental das empresas. Sendo assim, ao buscar modelos na internet e tentar executar os prazos de outros negócios em seu cotidiano, muitas empresas deixam de agir em compliance às normativas inerentes ao seu próprio modelo de negócios.
As diretrizes de uma tabela de temporalidade
Para que cumpra seu objetivo, a tabela de temporalidade documental deve estar vinculada a políticas, procedimentos ou manuais de gestão que estabeleçam normas e critérios para a organização de arquivos. Os arquivos podem ser ativos, intermediários e permanentes. Uma tabela eficiente pode ser orientada por funções ou setores da empresa, ordenada por dossiê ou tipo de documento. Os responsáveis pelo tratamento dos acervos devem se apropriar desta ferramenta por meio de treinamentos. O que garante sua aderência à realidade das empresas e, consequentemente, sua aplicabilidade na organização dos documentos.
Para sua elaboração, é feito o estudo imersivo sobre o cotidiano da empresa. Mais que entender o volume de informações geradas, é necessário ter em mente a dinâmica de trabalho das equipes envolvidas, os processos de negócio e os documentos gerados a partir destes processos, por exemplo. É importante que a gestão de documentos conte com ao menos um responsável técnico pela manutenção do arquivo. Isso possibilita o mapeamento das ações executadas e revisões, quando necessário, de forma a construir e possibilitar a manutenção de um sistema de gestão inteligente.
Todo o processo de curadoria de arquivos deve obedecer a critérios rígidos de seleção e controle de qualidade. A legislação, normativas e boas práticas de cada setor devem embasar as ações que definem quais documentos pertencem ao arquivo ativo, inativo ou permanente. Após a definição do local de arquivamento, é necessário estar atento à maneira como isso é realizado. Identificar corretamente as caixas ou pastas que portarão o documento, garantir que os dossiês não sejam fragmentados, registrar as informações dos novos documentos para assegurar sua rastreabilidade e eliminar as duplicidades são dicas importantes neste processo.
Exemplos de temporalidade de documentos
Um exemplo comum entre as empresas de diferentes portes, os departamentos de finanças, administrativo e recursos humanos são considerados chaves na gestão da informação por gerar documentos com muita frequência e volume. Exemplo disso são as notas fiscais, processos de pagamento, contratos de fornecedores, documentos relacionados à gestão de pessoas e folha de pagamento, pertinentes às respectivas áreas citadas.
Confira:
- Nota fiscal de patrimônio: em arquivo ativo enquanto o bem estiver em uso. Em arquivo inativo aguardando o prazo precaucional. Em eliminação após este período.
- Contrato de fornecedores: em arquivo ativo durante a vigência do contrato. E em arquivo inativo durante pelo menos 5 anos, a depender do tipo de contrato.
- Atos societários: estatuto, contrato social e alterações, são documentos de memória, portanto, têm guarda permanente.
- Prontuário funcional dos empregados: contrato de trabalho, rescisão do contrato, ASO (atestados de saúde ocupacional) em arquivo ativo, enquanto o colaborador estiver trabalhando para a empresa. E em arquivo inativo, após o desligamento, por pelo menos 35 anos.
Como já evidenciado, a realidade de cada empresa afeta o tempo de guarda de seus documentos. Apenas a análise detalhada do contexto que envolve a produção documental possibilita a definição de uma Tabela de Temporalidade de Documentos que faça sentido para a realidade dos negócios. Esta é a especialidade da Redata, que oferece manuais completos de gestão pensados de acordo com a dinâmica dos negócios.
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